Cara Mengurus Visa Schengen

vs

Kali ini saya ingin berbagi informasi tentang bagaimana cara mengurus Visa Schengen, khususnya melalui Kedutaan Besar Republik Ceko. Per Oktober 2016, saya sudah dua kali mengurus Visa Schengen, dan untungnya, saya belajar banyak dari proses pengurusan Visa yang pertama sehingga untuk mendapatkan Visa yang kedua menjadi jauh lebih mudah.

Bagi yang belum tahu, Visa Schengen merupakan jenis Visa yang wajib dimiliki untuk setiap orang dari luar Uni Eropa ketika ingin mengunjungi negara yang tergabung dalam Uni Eropa. Misalnya, orang Indonesia yang ingin bepergian ke Belanda atau Jerman. Untuk daftar negara yang termasuk ke dalam Uni Eropa bisa dilihat di sini.

Jenis Visa-nya sendiri ada banyak, tetapi yang saya bahas di sini adalah jenis Visa Short Stay (untuk mereka yang bepergian kurang dari 90 hari). Ada beberapa langkah penting yang harus kamu lakukan sebelum mulai mengurus dokumen-dokumen untuk pengajuan Visa:

  • Pastikan di negara mana kamu akan menghabiskan waktu paling banyak. Kenapa? Karena melalui Kedutaan Besar negara ini-lah, kamu bisa mengajukan Visa Schengen. Jika kamu akan menghabiskan jumlah hari yang sama di setiap negara yang ingin dikunjungi, kamu bisa mengajukan Visa Schengen di perwakilan negara yang menjadi point of entry kamu nantinya.
  • Tentukan tanggal keberangkatan dan juga tanggal kepulangan. Meski belum tahu pasti rencana perjalanan secara detail, dua tanggal penting ini harus kamu tetapkan dulu.
  • Tentukan juga mau mengurus sendiri aplikasi Visa ini atau melalui bantuan pihak ketiga (agen). Saran saya sih, kalau kamu punya banyak waktu, dan malas berurusan sama orang lain untuk masalah pengumpulan dokumen-dokumen, lebih baik urus sendiri. Tetapi, kalau malas mencari informasi yang diperlukan, dan tidak punya banyak waktu, boleh juga menunjuk pihak ketiga tersebut (biayanya kurang-lebih bertambah sekitar 30% dibandingkan fee jika mengurus sendiri).

Jika sudah, kamu sudah bisa mulai mempersiapkan dokumen-dokumen di bawah ini:

  1. Formulir permohonan Visa Schengen (bisa didapatkan secara online di website kedutaan Besar yang dituju). Tinggal diisi saja sesuai setiap butir pertanyaannya.
  2. Foto 3.5x4cm. Usahakan foto yang memperlihatkan wajah kamu secara jelas, termasuk bagian alis dan telinga. Foto terbaru ya, idealnya paling lambat diambil 6 bulan terakhir
  3. Paspor. Cek dulu ya, masa berlaku paspor minimal 90 hari setelah masa validitas Visa yang diminta, dan minimal punya 2 halaman kosong.
  4. Fotokopi halaman depan paspor.
  5. Fotokopi Visa Schengen (jika sudah pernah punya dalam 3 tahun terakhir)
  6. Bukti tujuan kunjungan; disesuaikan dengan tujuan kamu bepergian. Kalau untuk pertukaran pelajar atau sejenisnya, biasanya ada keterangan dari pihak organizing committee tentang kegiatan tersebut. Untuk tujuan traveling, saya tidak berikan dokumen apa-apa untuk poin ini. Jangan lupa sesuaikan bukti tujuan kunjungan ini dengan apa yang kamu tuliskan di formulir permohonan visa, ya.
  7. Bukti akomodasi; kalau kamu mau traveling, cantumkan voucher hotel di mana kamu akan menginap. Voucher hotel ini idealnya ada logo, stamp, tandatangan resmi dari pihak hotel dan juga mencantumkan nama lengkap, nomor paspor, dan tanggal checkin serta check-out. Kalau kamu ikut pertukaran pelajar atau sejenisnya, cantumkan surat proof of accommodation di mana kamu akan tinggal, misalnya di apartemen, host family, dan sebagainya. Untuk mendapatkan voucher hotel resmi sendiri caranya gampang-gampang susah. Yang paling enak memang kalau kamu jujur, kamu tinggal minta voucher tersebut dari hotel yang akan kamu benar-benar tinggali nantinya. Tetapi, seringnya, kita belum tahu pasti mengenai itinerary detail kita selama di sana. Apalagi untuk mereka yang traveling ala-ala backpacker gitu, kan. Jadi biasanya kamu bisa mencantumkan konfirmasi booking hotel dari agen online, seperti Agoda, Booking.com, dsb. Lalu, setelah Visa diproses, kamu batalkan booking-an tersebut (yap, maka kamu harus cari hotel yang ada promo “free cancellation”-nya). Tetapi, karena lumayan insecure, saya sendiri belum pernah pakai cara ini. Saya mencari hotel yang ada di negara atau kota yang ingin saya tuju melalui Booking.com dengan policy free cancellation tadi, lalu saya tuliskan pesan secara personal sebelum melakukan booking di web tersebut, yang intinya meminta voucher hotel by e-mail karena saya butuh voucher itu untuk keperluan Visa. Ada hotel yang menolak memberikan, karena most likely mereka sudah tahu saya akan langsung cancel setelah saya dapat voucher-nya. Mereka mengharuskan saya membayar sejumlah uang terlebih dahulu sebagai “tanda jadi”. Saya cari hotel lain dan akhirnya ada juga yang bersedia mengirimkan voucher hotel resmi tanpa deposit uang sepeser pun! Akhirnya voucher hotel ini yang saya gunakan.
  8. Surat Keterangan Kerja; surat dari perusahaan atau lembaga di mana kamu bekerja, yang intinya menuliskan identitas, posisi pekerjaan kamu, serta statement bahwa kamu tidak akan mencari pekerjaan dalam bentuk apapun di Uni Eropa dan kamu akan segera kembali ke Indonesia untuk melanjutkan pekerjaan kamu yang ini. Jangan lupa harus ada kop surat resmi dari perusahaan, stamp, dan tandatangan dari perwakilan perusahaan. Kalau kamu masih belajar, bisa mencantumkan surat keterangan dari kampus.
  9. Bukti Keuangan; biasanya berupa buku tabungan bank dengan nama kamu atau nama pihak keluarga yang menjadi sponsor kamu. Tidak dicantumkan secara pasti berapa jumlah saldo yang diminta, tetapi untuk perkiraannya ada di website Kedubes masing-masing. Contohnya, yang saya alami, adalah sekitar 60 EURO per hari untuk masa kunjungan kurang dari tiga puluh hari. Akan lebih baik jika dalam buku tabungan tersebut, ada arus uang keluar-masuk yang rutin.
  10. Asuransi perjalanan; sekarang ini banyak sekali perusahaan asuransi yang menyajikan paket asuransi perjalanan dengan beragam benefit dan kelas. Tinggal konsultasikan aja langsung ke orang asuransi, ya. Biasanya bilang untuk Visa Schengen, mereka sudah tahu paket seperti apa yang dibutuhkan. Ada juga asuransi perjalanan yang praktis, bisa online buatnya, cepat, mudah, dan uang bisa dikembalikan jika nantinya Visa ditolak. Harga tergantung jumlah hari perjalanan dan jenis paket coverage yang kamu pilih.
  11. Bukti pemesanan tiket pesawat; umumnya bentuknya dari online ticket resmi yang di e-mail dari airline. Usahakan pilih jenis flight yang bisa di-refund jika nantinya kamu tidak jadi berangkat. Diusahakan pembelian langsung dari maskapai, jangan dari website-website seperti Skyscanner, dll karena takut dianggap kurang valid.
  12. Uang untuk membayar biaya Visa. Per Oktober 2016, saya membayar Rp 981.000 untuk Visa Short Stay. Uang dibawa cash dan dibayarkan pada saat melakukan wawancara Visa.
  13. Fotokopi kartu keluarga.
  14. Surat pernyataan ijin dari orangtua untuk bepergian.
  15. Surat sponsor dari orangtua atau saudara kandung (jika menggunakan buku tabungan milik mereka untuk poin bukti keuangan).

Jangan lupa, semua surat dibuat dalam bahasa Inggris. Jika dokumen sudah siap semua, kamu bisa membuat janji temu secara online di website Kedubes yang bersangkutan. Lalu, bawa semua dokumen dan ikuti wawancaranya. Biasanya yang ditanyakan seputar, berapa hari akan ada di sana, untuk apa tujuan bepergiannya, akan mengunjungi negara mana saja. Pertanyaannya mudah, kok, biasanya yang bikin kita nggak bisa jawab adalah karena emang belom disiapin jawabannya. Misalnya, belum jelas, mau ke negara mana saja di Eropa-nya, atau belum jelas, mau nginap di mana. Hal-hal kayak gitu sebaiknya dipersiapkan matang-matang dulu sebelum janji wawancara.

Jika nanti memang ada dokumen yang kurang, akan disuruh datang lagi di waktu yang lain. Oh iya, proses pengajuan Visa bisa dilakukan paling cepat 3 bulan sebelum tanggal keberangkatan dan paling lambat 3 minggu sebelum tanggal keberangkatan. Prosesnya sendiri paling cepat 5 hari kerja, dan paling lama bisa sampai 15 hari kerja. Kalau sudah beres, paspor kita akan ditinggal di sana untuk ditempeli stiker Visa. Lalu, akan diminta sidik jari kita secara digital. Beres sudah!

Intinya sih, kalau memang dokumen yang diminta semua sudah lengkap, dan informasi yang kamu berikan benar, nggak ada alasan bagi pihak Kedutaan untuk menolak permohonan pengajuan Visa kamu.

Good luck buat yang ingin jalan-jalan ke Eropa!

Advertisements

2 thoughts on “Cara Mengurus Visa Schengen

  1. Hi Karina, your blog is really helpful!
    Mau tanya utk point no.8 surat keterangan kerja apakah wajib? Bagaimana jika statusnya pekerja freelance?
    Diatas disebutkan Karina sudah 2x mengurus visa schengen. Jadi yang pertama not approved? Apa sebabnya?
    Saya berencana mengurus visa schengen dlm waktu dekat, jadi butuh info selengkapnya.
    heheh thanks anyway! 😀

    1. Hi Jean! Thank you udah mampir ya. Untuk poin 8 sepanjang yg saya tahu sifatnya jika dibutuhkan saja. Andaikan student, cukup berikan surat keterangan dari sekolah/uni. Kalau sifatnya kerja freelance saya rasa nggak perlu dicantumkan sepanjang ada bukti keuangan yang cukup. Saya pernah urus 2x dan keduanya di-approved. Yang pertama dengan tujuan exchange dan yang kedua untuk wisata. Semoga lancar yah urus visanya, feel free to ask kalau ada yg bingung lagi 🙂

Leave Your Thoughts Here

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s